Es cierto que durante las últimas décadas estamos evolucionando tecnológicamente y eso hace que vivamos en un entorno más digitalizado. El aumento de medios digitales, móviles y tablets entre otros no ha hecho disminuir el volumen de impresión.  La revolución del mundo digital y el incremento del volumen de información nos hace imprimir aquellos contenidos que realmente consideramos importantes, el ejemplo lo podemos ver en libros, fotografías, documentos públicos, material educativo o incluso en campañas electorales.

Como podemos ver la impresión es un factor necesario, ya sea en menor o en mayor cantidad. Juega un papel importante en el hogar, pero mucho más importante es para las empresas. Depende del tipo de negocio puede suponer un coste significativo, debido a la impresión de contratos, facturas, albaranes, u otros documentos administrativos. Analizar el volumen de impresión y el coste que supone para la empresa facilita a la organización la toma de decisiones. Escogiendo aquella impresora o servicio que se adapte a la impresión de tu negocio. Pudiendo así, aumentar los márgenes y obtener más beneficios.

La selección de la impresora para la empresa puede ser complicado. Muchas de las marcas que encontramos en el mercado muestran poseer una gran cantidad de ventajas, pero hay que tener en cuenta una serie de elementos para poder decidir.

Factores importantes para la elección de la impresora

  • Funciones necesarias: Tener en cuenta que se realizara con la impresora. Si además de la impresión se realizara impresión a doble cara, escáner de documentos o por ejemplo se necesita conexión a internet. Es recomendable utilizar impresoras multifunción, centralizando varias funciones en una única máquina y optimizando el espacio.
  • Capacidad de trabajo: Saber el volumen de impresión mensual de la empresa, con la finalidad de utilizar el dispositivo ideal para no forzar la máquina. Dejando un margen considerable por si en un futuro se imprimen cantidades más elevadas.
  • Uso del color: Tener claro que tipo de documentos vamos a imprimir para seleccionar la impresora ideal, una a color o una en blanco y negro, ya que dicha decisión también influenciará en el coste de la página.
  • Coste por página: Es importante contar con una impresora que tenga un coste por copia bajo y no solo fijarnos en el coste de la máquina. A largo plazo lo que eleva el coste de impresión son los cartuchos de tinta o el tóner, por ejemplo, se puede obtener una impresora a un precio muy económico pero que cada impresión suponga un gasto más elevado porque consume más tinta.
  • Velocidad de impresión: Cuando se eleva el número de impresiones el tiempo supone un factor importante, el tiempo es oro, aquello que ayude a la organización a ser más agiles, trae como consecuencia una reducción de costes
  • La seguridad: Las impresoras son dispositivos que pueden ser una posible vía de acceso para los ciberataques, pudiendo robar una gran cantidad de datos de importancia. Por eso, escoger una impresora con unas condiciones mínimas de seguridad es vital.

La mejor manera de almacenar o tener aquellos documentos de importancia es mediante el papel. Hoy en día para las PYMES imprimir es un aspecto básico así que, si se tiene controlado dichos costes aumentas la productividad y los beneficios de la empresa.