Entrevista a Iván González, Director Comercial de APEN, especialista en servicios informáticos. APEN es una organización especializada en la implantación y mantenimiento de equipos informáticos, que aporta soluciones para la gestión de las empresas, con el objetivo de mejorar la capacidad competitiva de los clientes.
Si queremos poner una impresora en nuestra empresa, ¿Qué servicios ofrece APEN?
En APEN se ofrece una solución completa de la impresión de la empresa, con el objetivo de proporcionar al cliente el máximo ahorro de costes con las impresoras o multifuncionales que mejor se adapten a sus necesidades de impresión.
Se recomienda hacer un estudio previo y sin compromiso, para saber cuál es la mejor opción. No se limitan a vender impresoras, ofrecen la mejor solución para la empresa. Una vez realizado el estudio, se entrega al cliente un informe detallado del volumen y costes de impresión que tiene cada equipo y departamento, con la consiguiente propuesta de mejora.
APEN se centra en los hábitos de impresión y, si son mejorables, para poder comunicar al cliente cuál es la opción más rentable y adecuada para su negocio. En el siguiente informe se adjunta una propuesta con equipos de última generación y con un servicio de “pago por uso” donde el ahorro es de, mínimo, un 30%.
Parece mentira, pero la impresión en las empresas supone un coste muy elevado, está calculado que puede llegar a representar el 1,5% de la cifra del negocio de su empresa.
Si la empresa tiene un problema de mantenimiento, ¿qué servicios ofrece APEN?
APEN incluye todos los servicios de reparación y soporte al usuario, desplazamientos, piezas y recambios. Lo que se llama garantía total. APEN se encarga de todo el mantenimiento como, por ejemplo, facilitar una impresora de sustitución mientras la impresora original se encuentra en un proceso de reparación, gestionar los consumibles, hacer llegar el tóner antes que se acabe sin tener que solicitarlo, mantenimiento preventivo, etc.
¿Este servicio tiene garantía?
La garantía siempre la da APEN. Es habitual que el primer año esté cubierta por el fabricante, pero luego queda sin garantía, si no existe ningún contrato de pago por uso por parte del distribuidor.
Los contratos se suelen hacer a 3 o 5 años, con una posible ampliación de garantía anual, dependiendo del estado de la máquina y costes que tenga el equipo en ese momento.
¿Qué ventajas supone el precio por copia y qué incluye su contratación?
Las ventajas son muchas. La primera es la que más les gusta a los clientes y es el ahorro. Por ejemplo, el coste de un tóner de una impresora tradicional se puede pagar a unos 60€ y hace una media de 2.000 impresiones, con un 5% de cobertura (volumen de tóner/tinta que ocupa en un folio). El precio final de la copia, sin ningún servicio adicional ni garantía de la máquina, es de 3 céntimos la copia y en cambio en una impresora en formato de precio por copia, la pagas a menos de 1 céntimo. Es decir que con el formato precio por copia, puedes ahorrar más del doble que con una impresora tradicional.
Para una impresión media de 2.000 copias al mes, que no es nada del otro mundo, ofrecen un ahorro de 40€ mensuales, por un equipo en blanco y negro. Multipliquemos esto a varios equipos que hay en una empresa y tengamos en cuenta si se imprime a color, que es donde el ahorro es más importante porque el precio de la copia a color es 6 o 7 veces superior.
Además del ahorro, APEN incluye la instalación y configuración de los nuevos equipos, todos los consumibles y su gestión, piezas y recambios, asistencia en menos de 4 horas para urgencias, préstamos de equipo de substitución en caso de avería, mantenimientos preventivos, reparaciones y desplazamientos, soporte al usuario y garantía total.
Smart Office, la oficina inteligente, ¿Cuántas funciones tiene y cuáles son?
Cada vez los equipos hacen más cosas y nuestros negocios lo requieren. Antes nos conformábamos con que imprimieran y si podía ser rápido, mejor, pero ahora queremos más y mejores funcionalidades.
Smart Office es una tecnología que permite que los equipos, además de sus funciones básicas de impresión, copia, escaneo y fax, puedan archivar, buscar y gestionar desde un mismo sitio y en formato digital.
Las empresas pueden llegar a ahorrar hasta 1 hora al día por trabajador y aumentar la productividad del negocio. Es difícil valorarlo, pero cada vez generamos más papel y es básico poderlo archivar y encontrar de una manera ágil, cuando lo deseemos.
Por ejemplo, para empresas que gestionan contratos, garantías de equipos, partes de trabajo, entregas de materiales, el Smart Office les aporta muchas ventajas.
¿Cómo se determina qué tipo de impresora va mejor para cada empresa?
Eso lo determina el estudio de impresión que realiza APEN, es básico pasar tiempo en casa del cliente y estudiar cómo trabajan. La mayoría de veces hay que cambiar los hábitos de impresión de las empresas y esto es lo complicado. La gente está acostumbrada a tener una impresora a su lado e imprimir hasta los correos electrónicos.
Desde APEN se recomienda poner impresoras departamentales en zonas comunes, donde la gente tenga que levantarse a buscar sus impresiones. Con esto se ganan varias cosas: reducir la cantidad excesiva de impresiones (que en muchas ocasiones no son necesarias), configurar códigos de usuario por temas de privacidad, hacer que las impresiones caduquen si no se recogen en un cierto tiempo y reducir las incidencias por mantenimiento.
No es lo mismo tener un equipo departamental y robusto que tener 4 impresoras pequeñas que, cuando no falla una cosa, falla la otra. Y por supuesto el coste de la copia, hablamos de pasar de pagar la copia de negro a 3-4 céntimos en una impresora tradicional, a pagar menos de 1 céntimo.
¿Cómo se gestionará la facturación?
El cliente paga únicamente por lo que imprime. APEN tiene conectados todos los equipos de los clientes a su sistema ERP, cada mes se descargan el estado de copias y lo comparan con el del mes anterior. Hacen una factura por la diferencia, no hay error, no se tienen que preocupar por nada. Ellos se encargan de todo.
¿Con qué marcas de impresora o multifunción trabaja APEN?
Esta es una de sus ventajas competitivas, porque son una empresa multimarca. APEN trabaja con 4 fabricantes punteros en el sector de la impresión, Kyocera, OKI, Konica y HP, pero no se casan con ninguno. Siempre se busca la mejor solución para el cliente, ya que cada uno de ellos tiene unos puntos fuertes y unos débiles y en función del estudio realizado, se decide qué fabricante o fabricantes se van a utilizar. Kyocera tiene equipos muy robustos y duraderos, en OKI son especialistas en láser color y sus equipos tienen unos costes sin competencia, Konica dispone de una calidad excelente en impresión para los más exigentes y HP está golpeando muy fuerte el mercado de la impresión por copia, tirando de marca y de equipos muy fiables.
Fuente: COMUNICAE
