Blog de Informática

Un buen mantenimiento informático para tu empresa

Autor: carlos Página 2 de 3

La elección de una buena impresora para PYMES

Es cierto que durante las últimas décadas estamos evolucionando tecnológicamente y eso hace que vivamos en un entorno más digitalizado. El aumento de medios digitales, móviles y tablets entre otros no ha hecho disminuir el volumen de impresión.  La revolución del mundo digital y el incremento del volumen de información nos hace imprimir aquellos contenidos que realmente consideramos importantes, el ejemplo lo podemos ver en libros, fotografías, documentos públicos, material educativo o incluso en campañas electorales.

Como podemos ver la impresión es un factor necesario, ya sea en menor o en mayor cantidad. Juega un papel importante en el hogar, pero mucho más importante es para las empresas. Depende del tipo de negocio puede suponer un coste significativo, debido a la impresión de contratos, facturas, albaranes, u otros documentos administrativos. Analizar el volumen de impresión y el coste que supone para la empresa facilita a la organización la toma de decisiones. Escogiendo aquella impresora o servicio que se adapte a la impresión de tu negocio. Pudiendo así, aumentar los márgenes y obtener más beneficios.

La selección de la impresora para la empresa puede ser complicado. Muchas de las marcas que encontramos en el mercado muestran poseer una gran cantidad de ventajas, pero hay que tener en cuenta una serie de elementos para poder decidir.

Factores importantes para la elección de la impresora

  • Funciones necesarias: Tener en cuenta que se realizara con la impresora. Si además de la impresión se realizara impresión a doble cara, escáner de documentos o por ejemplo se necesita conexión a internet. Es recomendable utilizar impresoras multifunción, centralizando varias funciones en una única máquina y optimizando el espacio.
  • Capacidad de trabajo: Saber el volumen de impresión mensual de la empresa, con la finalidad de utilizar el dispositivo ideal para no forzar la máquina. Dejando un margen considerable por si en un futuro se imprimen cantidades más elevadas.
  • Uso del color: Tener claro que tipo de documentos vamos a imprimir para seleccionar la impresora ideal, una a color o una en blanco y negro, ya que dicha decisión también influenciará en el coste de la página.
  • Coste por página: Es importante contar con una impresora que tenga un coste por copia bajo y no solo fijarnos en el coste de la máquina. A largo plazo lo que eleva el coste de impresión son los cartuchos de tinta o el tóner, por ejemplo, se puede obtener una impresora a un precio muy económico pero que cada impresión suponga un gasto más elevado porque consume más tinta.
  • Velocidad de impresión: Cuando se eleva el número de impresiones el tiempo supone un factor importante, el tiempo es oro, aquello que ayude a la organización a ser más agiles, trae como consecuencia una reducción de costes
  • La seguridad: Las impresoras son dispositivos que pueden ser una posible vía de acceso para los ciberataques, pudiendo robar una gran cantidad de datos de importancia. Por eso, escoger una impresora con unas condiciones mínimas de seguridad es vital.

La mejor manera de almacenar o tener aquellos documentos de importancia es mediante el papel. Hoy en día para las PYMES imprimir es un aspecto básico así que, si se tiene controlado dichos costes aumentas la productividad y los beneficios de la empresa.

La importancia de una auditoría técnica de seguridad

Hoy en día, facilitar el acceso de los ciudadanos a la administración o incrementar la competitividad de las empresas y organismos públicos ha aumentado la presencia de dichas organizaciones en internet. Los servicios que ofrecen en la red dan acceso a un gran número de usuarios, pero también supone un peligro para ellos, debido a la posible usurpación de cuentas privadas con la finalidad de apoderarse de información personal. Por eso es importante estar en manos de un experto, auditores que te hagan pruebas, detecten posibles debilidades y ayuden a las organizaciones a mejorarlas

La falta de conocimiento o tener otras prioridades pueden hacer que no estemos pendientes de problemas que pueden surgir, entorpeciendo el desarrollo empresarial. Es un factor clave contar con un equipo de expertos en seguridad, te ayudara a encontrar la solución ideal para proteger la empresa, ofreciendo un servicio de calidad adaptado a las necesidades de cada empresa según sus requerimientos. Ganando prevención de riesgos y más fiabilidad, sobre todo para aquellas empresas que basan parte de su actividad en datos confidenciales.

Cómo proteger tus equipos de posibles ataques

Es importante primero de todo analizar la situación de la empresa para saber así cual es el nivel de protección. Existen muchos tipos de auditorías técnicas:

  • Auditoria de red: Tipo de auditoria que consiste en saber el estado de la seguridad de la red. Permiten analizar la red en busca de puertos abiertos, recursos compartidos, posibles dispositivos inseguros, o la necesidad de instalar actualizaciones o parches
  • Test de penetración: Conjunto de pruebas con la finalidad de encontrar errores que te permitan acceso no autorizado sin mecanismos de seguridad.
  • Auditoria de seguridad perimetral: Nos permite saber y medir el nivel de seguridad externo de una empresa, conociendo realmente a lo que se expone la organización teniendo presencia en internet, gracias a un ataque simulado desde dentro de la empresa, descubriendo así los puntos débiles para ofrecer diferentes soluciones.
  • Auditoria de software: Auditoria que analiza el software y detecta fallos de seguridad, fácil acceso en aplicaciones o código

El análisis nos ayuda a saber cuál será la estrategia más adecuada a seguir, adaptando así los métodos de seguridad a la empresa, un factor muy importante para conseguir la defensa más óptima. Se recomienda un mínimo de una auditoría técnica al año manteniendo la empresa de una manera más segura, utilizando las técnicas más novedosas ofreciendo una visión de las necesidades presentes y futuras de las empresas.

Los 4 pasos de las auditorias de seguridad

¿Por qué tener un buen mantenimiento informático en las empresas?

Los cambios constantes en la tecnología hacen que tengamos que actualizarnos para ser competitivos en el mercado laboral. Es importante estar actualizado para desarrollar mejor nuestras capacidades. Hoy en día, vivimos en un mundo donde nuestra sociedad depende prácticamente del uso de los ordenadores. Donde no estar informatizado en plena revolución tecnológica es indispensable, ya que supone una fuente importante de ingresos, ahorrando tiempo y ofreciendo un mejor servicio al cliente.

Este gran beneficio requiere de un buen mantenimiento informático, donde garanticemos el correcto funcionamiento tanto de software como de hardware. Pudiendo así ser más productivos, alargar la vida útil de los equipos y prevenir posibles errores en un futuro.

Posibles errores que se pueden convertir en pérdidas de tiempo o insatisfacción por parte de los clientes, si no tenemos un buen servicio informático. Uno de los aspectos más importantes es tener la información protegida. Los posibles fallos de los equipos, virus o eliminar archivos accidentalmente pueden suponer un problema.

La dependencia que tenemos hoy en día al estar informatizados requiere de un coste que realmente produce más beneficios que gastos, por eso es primordial tener protegido el motor de la empresa para su correcto desarrollo realizando:

  • Revisiones periódicas de los equipos: Hay numerosos equipos informáticos en las empresas, este hecho hace que se deba de tener cura de ellos, realizando periódicamente inspecciones y pruebas que garanticen el correcto funcionamiento trabajando así, de la manera más eficaz posible.
  • Correcto mantenimiento de los servidores: Si no se les da mantenimiento a estas grandes computadoras potentes que están encendidos durante las 24 horas del día, podrán empezar a experimentar diversos fallos que hay que prevenir. Lo recomendable es dejarlo siempre en manos de informáticos profesionales.
  • Copias de seguridad periódicamente: Es importante hacer copias de seguridad de la manera correcta, no solo internamente sino también externamente, conservando así la información en caso de robo, incendio o incluso una subida de tensión. Utilizando un procedimiento simple pero efectivo, pudiendo recuperar la información de una manera ágil.
  • Mantener la red libre de virus: Proteger los equipos de programas maliciosos empleando herramientas para su detección, además de saber ver si el ordenador se comporta de alguna manera inusual

En resumen, más vale prevenir, que curar. La mejor manera de tener tus equipos informáticos en las mejores condiciones es adelantándote a cualquier incidencia que pueda surgir. Contar con tu equipo de expertos informáticos hace que las empresas estén protegidas ante cualquier posible error y lo más importante de todo es que les ayuda a ser más productivos.

Mantenimiento informático para empresas: ¿Externo o propio?

La tecnología, hoy en día, se ha convertido en un punto fundamental para todas las empresas, independientemente del sector al que se dediquen y del tamaño de la empresa, ya que si quieres tener éxito es importante tener un buen sistema informático y por lo tanto también un buen mantenimiento informático.

En el nuevo artículo de hoy, os queremos ayudar a que os decidáis sobre quién se va a encargar del mantenimiento informático de vuestra empresa, ya que es muy importante que esté bien definido.

Existen dos posibilidades diferentes para realizar el mantenimiento informático: La primera es contratar a unes empresa externa que esté especializada en realizar mantenimientos informáticos y la segunda opción es tener a alguna persona contratada de manera interna en tu empresa parra que se pueda encargar de esta función. Cada una de las opciones tiene sus ventajas y por eso la decisión, dependerá de vuestra empresa y de vuestros objetivos como empresa.

 

Tipos de mantenimiento informático

Como hemos dicho anteriormente una de las opciones que tiene tu empresa para realizar el mantenimiento informático, es contratar a un técnico como personal propio, que es la opción más recomendable para empresas que sean medianas o grandes y tengan una gran plantilla de empleados, ya que si no es muy difícil que pueda llegar a amortizar el contrato.

El gran beneficio de contar con un mantenimiento informático interno, es que tendrás una gran ventaja competitiva, ya que te ofrece una serie de recursos que no tienen tu competencia, ya que al conocer perfectamente la empresa, trabajará de manera más cohesionada con el resto del equipo, dando mejores resultados. Además, contaréis con una mayor seguridad de los datos y confidencialidad.

La siguiente opción es contratar a una empresa externa, que como principal ventaja tienen la reducción de gastos, además también te ahorrarás periodos de vacaciones, que esté de baja o el horario limitado. No solo eso, si no que una empresa externa que está especializada en mantenimiento informático, suele tener un mayor conocimiento informático.

Para escoger el tipo de mantenimiento informático para tu empresa, tendrás que pensar en cómo es la empresa, los objetivos que tenéis fijados, el sector al cual os dedicáis, vuestros ingresos, y una vez lo tengáis comprarlo con los datos que os hemos dado en el artículo de hoy, y de esta forma podréis encontrar la opción que más se adecua a vuestra empresa.

Tips para el mantenimiento informático de tu oficina

Como os hemos explicado en artículos anteriores, el mantenimiento informático es algo fundamental, pero sobre todo si estamos hablando de una oficina, ya que si no se realiza un buen mantenimiento informático periódico, estamos mucho más expuestos a tener problemas, que podrían ser muy graves para nuestra empresa, como por ejemplo la pérdida de todos los datos de nuestros clientes, perder el trabajo realizado durante el mes o un excesivo gasto en la renovación de equipos nuevos, ya que los antiguos son imposibles de reparar.

Todos estos problemas, los podremos evitar si periódicamente, realizamos un mantenimiento informático de todos los equipos de nuestra oficina. Por esta razón, con tal de que esta tarea sea más sencilla, en el artículo de hoy os vamos a dar algunos tips para que realicéis un buen mantenimiento informático, tanto del hardware como del software.

 

Mantenimiento del Hardware y del Software

El Hardware, está compuesto por todos los elementos físicos de un equipo. Por ello, con tal de mantenerlos en perfectas condiciones es necesario realizar un mantenimiento informático consistente.

Primero de todo es imprescindible que intentemos evitar que los equipos informáticos entren en contacto con líquidos, ya que la caída de un café, agua o cualquier tipo de bebida en un ordenador o un teclado puede ser un daño irreparable, por eso una de las medidas más importantes para realizar un buen mantenimiento informático es colocar las bebidas alejadas de los equipos.

El segundo consejo para el buen mantenimiento informático del Hardware es la limpieza, ya que es importante que no se acumule polvo en los sistemas de ventilación, ya que dificultaría el correcto funcionamiento, provocando sobrecalentamientos. También hay que realizar el mantenimiento informático, limpiando regularmente el teclado y el ratón, ya que son los elementos más expuestos.

En el Software, ya se complica un poco el mantenimiento informático, ya que está formado por todos los programas, sistema operativo y aplicaciones. En caso de que falle el sistema, se pueden borrar todos los datos que teníamos dentro del ordenador, pero gracias a las copias de seguridad periódicas que se realizan en un buen servicio de mantenimiento informático y a las instalaciones correspondientes tanto del sistema operativo como de las aplicaciones, nos evitaremos este problema en la medida de lo posible.

Sin duda alguna, uno de los elementos claves a la hora de realiza un mantenimiento informático adecuado, es tener instalado algún tipo de antivirus, ya que evitará que los ordenadores de vuestra oficina se contagie de virus, aunque no solo bastará con instalarlo, si no que es importante que dentro del mantenimiento informático incluyamos la revisión del antivirus, para comprobar que todo está en orden.

Mantenimiento informático para una oficina

En una oficina a largo del tiempo van a pareciendo problemas informáticos que acaban ralentizando el trabajo de la empresa y además, supone un gasto económico para renovar todos los equipos informáticos que han sido dañados. La mayoría de estos problemas informáticos se pueden evitar con un buen mantenimiento informático preventivo.

Llevar un mantenimiento informático en una empresa no supone un gran trabajado, de manera que de forma sencilla puedes estar evitando problemas futuros para tu empresa.

Vamos a hablar del mantenimiento informático del hardware y del mantenimiento informático del software, con estos consejos no aparecerás problemas informáticos fácilmente.

Mantenimiento informático del hardware

Al hablar de hardware nos referimos a los elementos físicos que formas el quipo informático. El mantenimiento informático es muy sencillo, ahora lo vamos a ver.

  • Evita colocar líquidos cerca de los equipos informáticos, ya que si se derrama puede inutilizarlos por completo.
  • Limpia los equipos informáticos. Los ordenadores de tu empresa deben limpiarse con frecuencia, ya que la acumulación de polvo puede impedir su ventilación. Hay que limpiar tanto el ratón, el teclado como la torre. En el caso de la torre, abrirla de vez en cuando y retirar el polvo mediante aire a presión sería lo correcto.

Mantenimiento informático del software

El software incluye todos los programas, ya sea el sistema operativo o las aplicaciones habituales de la empresa.

  • Las copias de seguridad de datos son muy importantes y deben ser periódicas. Pueden ocurrir fallos en el sistema y las empresas pierden los datos, pero gracias a un mantenimiento informático y las copias de seguridad pueden evitar graves problemas.
  • Mantener el equipo informático siempre actualizado. El sistema operativo y las aplicaciones usuales de la empresa, si se mantienen actualizados evitas la entrada de malware y virus.
  • Instala en tu equipo informático un sistema antivirus y/o antimalware. Para la seguridad de la empresa, todos los ordenadores deben mantenerse seguro mediante un software de protección. Aún con estos sistemas de protección, hay que escanear el ordenador o los dispositivos para comprobar que la protección es segura.
  • Asegúrate que instalas las aplicaciones de forma segura. Siempre que quieras instalar una nueva aplicación, debes ser desde una fuente de confianza. Si descargas e instalas software de lugares desconocidos puede peligrar la seguridad de tu equipo y contener virus.

El mantenimiento informático, como vemos, es algo imprescindible en una empresa. Contratar un servicio de mantenimiento informático no supone un gran gasto para la empresa, hay que verlo como una inversión que da seguridad y tranquilidad para el buen mantenimiento de tu empresa. En Apen, organización especializada en la implantación y el mantenimiento informático, disponemos del mejor servicio de mantenimiento informático para todas las empresas.

Protege a tu ordenador de los virus

Si alguna vez vuestro ordenador ha sido infectado por algún virus, sabréis de primera mano, la cantidad de problemas que conlleva y podréis entender mucho mejor la importancia de realizar un buen mantenimiento informático.

Para todos aquellos que no hacéis un buen mantenimiento informático de vuestro ordenador y todavía no ha sido infectado por un virus, estáis de suerte, pero no os podéis arriesgar ya que si no realizáis un mantenimiento informático de calidad, tarde o temprano, el ordenador se infectará de virus, así que no os confiéis.

Los virus nos traen serios problemas, dependiendo del tupo de virus y la gravedad, como por ejemplo, la perdida de toda la información que hay en nuestro ordenador, en el cual tenemos almacenadas miles de cosas importantes: Documentos, trabajo, vida personal, fotos…

Por esta razón, aunque ningún ordenador esté libre de ser atacado por un virus, nosotros tenemos que hacer todo lo que esté en nuestras manos para evitarlo en la medida de lo posible. Una de las formas de hacerlo, es realizando un buen mantenimiento informático, como por ejemplo instalando un firewall, entre otras muchas soluciones.

Como popularmente se dice, más vale prevenir que curar, pues esto es lo que pasa con nuestros ordenadores, ya que es mucho mejor realizar un buen mantenimiento informático y estar tranquilos, que no hacer nada y que en un día el ordenador sea atacado por virus que causen daños irreparables.

Fuente imagen: http://www.elconfidencial.com/tecnologia/2014-03-01/crean-un-virus-informatico-capaz-de-infectar-dispositivos-a-traves-del-wifi_95307/

Prevenir el ataque de virus

Aunque si hacemos un buen mantenimiento informático, es mucho más difícil ser infectados por un virus, podemos hacer varias acciones que nos ayudarán a que los problemas no sean tan graves si un virus ataca.

Una de estas acciones, es hacer copias de seguridad periódicas, de todo aquello que consideramos importante. Esto lo podemos hacer de dos formas diferentes: Subiéndolo todo a  alguna plataforma de internet donde va a estar seguro, como por ejemplo a un drive, o guardándolo en un lugar como un pen drive o un disco duro.

También es conveniente, que en este mantenimiento informático periódico, se actualice el sistema operativo del ordenador, ya que de esta forma la seguridad aumentará y evitaremos estos problemas.

El correo electrónico, es otro gran foco de virus, por eso es necesario que vigilemos con los correos que abrimos y los que no, para hacerlo es necesario analizar todos los mensajes antes de abrirlos, aunque conozcas a la persona.

Y por último, una de las medidas más importantes es mantener actualizado el antivirus. Recordar que un buen mantenimiento informático es la solución, ya que contra más medidas de seguridad tomemos, menos posibilidades de ser infectados por un virus tiene nuestro ordenador.

Cómo tener un buen mantenimiento en tu ordenador

Si queremos mantener un buen funcionamiento de nuestros equipos y sistemas informáticos debemos realizar un buen mantenimiento informático. Esto quiere decir que el mantenimiento deberá ser tanto del hardware como del software de nuestro ordenador.
Actualmente, el mantenimiento informático es uno de los factores con mayor importancia para todas las empresas ya que dependen de la informática para realizar correctamente su trabajo. Es conveniente priorizar el mantenimiento informático en una empresa, ya que un pequeño problema informático puede significar problemas graves para la empresa.

Características del mantenimiento

En una empresa, la gran cantidad de datos que existen son confidenciales, por lo tanto deben estar muy bien guardados, al igual que muchos documentos e informes.

Hay muchas acciones que son realmente importantes a la hora de realizar el mantenimiento informático en el sistema de una empresa. Las que deben tener prioridad pueden ser el control de equipos por vía remota, un buen mantenimiento para todos los servidores, reparación física de los ordenadores y servidores, reparación de todo tipo de periféricos, instalación de todo tipo de configuraciones de software y drivers, configuración total de un software antivirus y todo lo relacionado a la seguridad informática.
Para el correcto funcionamiento de una empresa, es necesario un buen mantenimiento de los sistemas informáticos, sino los trabajadores no podrían realizar sus tareas adecuadamente. Además, si el mantenimiento informático no es el correcto se pueden generar ciertos gastos que podrían ser la causa de algún problema tesorero puntual, como la partida no prevista para la adquisición de nuevos ordenadores (una partida que se podría, sino evitar, si que posponer).
Una de las razones más importantes por las que una empresa debe preocuparse del mantenimiento informático es porque si ocurre algún problema se podrían perder datos que son realmente necesarios e importantes para la empresa.
A través del mantenimiento informático es posible ahorrar mucho dinero, ya que si no tenemos un buen mantenimiento, deberemos estar haciendo reparaciones constantemente y a la larga será un gran gasto económico para la empresa. Si además, es algo que favorece la organización y el trabajo de la empresa, todavía es mucho más conveniente de realizar.
Aunque pueda parecer que el mantenimiento informático solo es importante para empresas grandes, eso no es así, ya que cualquier empresa, por muy pequeña que sea, necesita un mantenimiento adecuado y puede disponer de información confidencias o muy importante de sus clientes.
Es importante como empresa saber que el mantenimiento informático es considerado una de las primeras necesidades para el buen funcionamiento de cualquier empresa, organización o equipo de trabajo.

Fuente imagen: http://www.ymant.com/tipos-de-servicio-de-mantenimiento-informatico/

El total del coste de impresión puede llegar a representar el 1,5% de la cifra del negocio de su empresa

Entrevista a Iván González, Director Comercial de APEN, especialista en servicios informáticos. APEN es una organización especializada en la implantación y mantenimiento de equipos informáticos, que aporta soluciones para la gestión de las empresas, con el objetivo de mejorar la capacidad competitiva de los clientes.

Si queremos poner una impresora en nuestra empresa, ¿Qué servicios ofrece APEN?

En APEN se ofrece una solución completa de la impresión de la empresa, con el objetivo de proporcionar al cliente el máximo ahorro de costes con las impresoras o multifuncionales que mejor se adapten a sus necesidades de impresión.

Se recomienda hacer un estudio previo y sin compromiso, para saber cuál es la mejor opción. No se limitan a vender impresoras, ofrecen la mejor solución para la empresa. Una vez realizado el estudio, se entrega al cliente un informe detallado del volumen y costes de impresión que tiene cada equipo y departamento, con la consiguiente propuesta de mejora.

APEN se centra en los hábitos de impresión y, si son mejorables, para poder comunicar al cliente cuál es la opción más rentable y adecuada para su negocio. En el siguiente informe se adjunta una propuesta con equipos de última generación y con un servicio de “pago por uso” donde el ahorro es de, mínimo, un 30%.

Parece mentira, pero la impresión en las empresas supone un coste muy elevado, está calculado que puede llegar a representar el 1,5% de la cifra del negocio de su empresa.

Si la empresa tiene un problema de mantenimiento, ¿qué servicios ofrece APEN?
APEN incluye todos los servicios de reparación y soporte al usuario, desplazamientos, piezas y recambios. Lo que se llama garantía total. APEN se encarga de todo el mantenimiento como, por ejemplo, facilitar una impresora de sustitución mientras la impresora original se encuentra en un proceso de reparación, gestionar los consumibles, hacer llegar el tóner antes que se acabe sin tener que solicitarlo, mantenimiento preventivo, etc.

¿Este servicio tiene garantía?
La garantía siempre la da APEN. Es habitual que el primer año esté cubierta por el fabricante, pero luego queda sin garantía, si no existe ningún contrato de pago por uso por parte del distribuidor.

Los contratos se suelen hacer a 3 o 5 años, con una posible ampliación de garantía anual, dependiendo del estado de la máquina y costes que tenga el equipo en ese momento.

¿Qué ventajas supone el precio por copia y qué incluye su contratación?
Las ventajas son muchas. La primera es la que más les gusta a los clientes y es el ahorro. Por ejemplo, el coste de un tóner de una impresora tradicional se puede pagar a unos 60€ y hace una media de 2.000 impresiones, con un 5% de cobertura (volumen de tóner/tinta que ocupa en un folio). El precio final de la copia, sin ningún servicio adicional ni garantía de la máquina, es de 3 céntimos la copia y en cambio en una impresora en formato de precio por copia, la pagas a menos de 1 céntimo. Es decir que con el formato precio por copia, puedes ahorrar más del doble que con una impresora tradicional.

Para una impresión media de 2.000 copias al mes, que no es nada del otro mundo, ofrecen un ahorro de 40€ mensuales, por un equipo en blanco y negro. Multipliquemos esto a varios equipos que hay en una empresa y tengamos en cuenta si se imprime a color, que es donde el ahorro es más importante porque el precio de la copia a color es 6 o 7 veces superior.

Además del ahorro, APEN incluye la instalación y configuración de los nuevos equipos, todos los consumibles y su gestión, piezas y recambios, asistencia en menos de 4 horas para urgencias, préstamos de equipo de substitución en caso de avería, mantenimientos preventivos, reparaciones y desplazamientos, soporte al usuario y garantía total.

Smart Office, la oficina inteligente, ¿Cuántas funciones tiene y cuáles son?
Cada vez los equipos hacen más cosas y nuestros negocios lo requieren. Antes nos conformábamos con que imprimieran y si podía ser rápido, mejor, pero ahora queremos más y mejores funcionalidades.

Smart Office es una tecnología que permite que los equipos, además de sus funciones básicas de impresión, copia, escaneo y fax, puedan archivar, buscar y gestionar desde un mismo sitio y en formato digital.

Las empresas pueden llegar a ahorrar hasta 1 hora al día por trabajador y aumentar la productividad del negocio. Es difícil valorarlo, pero cada vez generamos más papel y es básico poderlo archivar y encontrar de una manera ágil, cuando lo deseemos.

Por ejemplo, para empresas que gestionan contratos, garantías de equipos, partes de trabajo, entregas de materiales, el Smart Office les aporta muchas ventajas.

¿Cómo se determina qué tipo de impresora va mejor para cada empresa?
Eso lo determina el estudio de impresión que realiza APEN, es básico pasar tiempo en casa del cliente y estudiar cómo trabajan. La mayoría de veces hay que cambiar los hábitos de impresión de las empresas y esto es lo complicado. La gente está acostumbrada a tener una impresora a su lado e imprimir hasta los correos electrónicos.

Desde APEN se recomienda poner impresoras departamentales en zonas comunes, donde la gente tenga que levantarse a buscar sus impresiones. Con esto se ganan varias cosas: reducir la cantidad excesiva de impresiones (que en muchas ocasiones no son necesarias), configurar códigos de usuario por temas de privacidad, hacer que las impresiones caduquen si no se recogen en un cierto tiempo y reducir las incidencias por mantenimiento.

No es lo mismo tener un equipo departamental y robusto que tener 4 impresoras pequeñas que, cuando no falla una cosa, falla la otra. Y por supuesto el coste de la copia, hablamos de pasar de pagar la copia de negro a 3-4 céntimos en una impresora tradicional, a pagar menos de 1 céntimo.

¿Cómo se gestionará la facturación?
El cliente paga únicamente por lo que imprime. APEN tiene conectados todos los equipos de los clientes a su sistema ERP, cada mes se descargan el estado de copias y lo comparan con el del mes anterior. Hacen una factura por la diferencia, no hay error, no se tienen que preocupar por nada. Ellos se encargan de todo.

¿Con qué marcas de impresora o multifunción trabaja APEN?
Esta es una de sus ventajas competitivas, porque son una empresa multimarca. APEN trabaja con 4 fabricantes punteros en el sector de la impresión, Kyocera, OKI, Konica y HP, pero no se casan con ninguno. Siempre se busca la mejor solución para el cliente, ya que cada uno de ellos tiene unos puntos fuertes y unos débiles y en función del estudio realizado, se decide qué fabricante o fabricantes se van a utilizar. Kyocera tiene equipos muy robustos y duraderos, en OKI son especialistas en láser color y sus equipos tienen unos costes sin competencia, Konica dispone de una calidad excelente en impresión para los más exigentes y HP está golpeando muy fuerte el mercado de la impresión por copia, tirando de marca y de equipos muy fiables.

Fuente: COMUNICAE

ECONOMÍA CIRCULAR, PROYECTO DE ÉXITO: APEN

Los costes que supone el uso de una impresora van más allá de su propio precio y el de sus consumibles y teniendo en cuenta el coste actual de la energía eléctrica, queda claro que el consumo representa un valor muy importante que podremos reducir con una impresora. En eco-circular apostamos por las empresas que fomentan el reciclaje y el consumo responsable, por eso hoy queremos presentar a la empresa APEN, especialista en mantenimiento y servicios informáticos.

Apen ofrece dos opciones muy interesantes a nivel de economía circular, por un lado, el servicio “precio por copia” que refuerza el pago por uso, garantizando un consumo responsable y por otro lado el reciclaje de consumibles cartuchos de tinta y tóner, que contribuye enormemente a proteger el impacto medioambiental.

Servicio Precio por Copia

El consumo de las impresoras está cambiando, ahora no hace falta  asumir grandes costes para disponer de una impresora de calidad en tu empresa, simplemente pagar por lo que imprimes. En APEN, especialistas en servicios informáticos, te ofrecen el sistema del “Precio por copia”, una alternativa al formato convencional que te hará ahorrar tiempo y dinero.

Se ocupan del mantenimiento de la impresora, de tareas tan pesadas como la gestión del consumible cuando está a punto de terminarse o de solucionar cualquier otro tipo de problema. APEN utiliza un sistema preventivo y proactivo de la impresión de tu empresa con el que podrás olvidarte por completo del mantenimiento de tu impresora ya que, a través de un elaborado sistema, será la propia impresora la que avisará a los técnicos de APEN cada vez que surja un problema.

El servicio Precio por Copia de Apen, consigue reducir costes de impresión, generar una impresión más sostenible y que el cliente sepa lo que gasta, de una forma desglosada y real.

Para poder ofrecer este servicio, APEN hace un estudio previo a la empresa con el que poder determinar cuáles son las necesidades reales de la misma y conseguir, así, saber cuáles son las impresoras más adecuadas para la empresa.

Reciclaje de consumibles (cartuchos de tinta y tóner)

El reciclaje de consumibles (cartuchos de tinta y tóner) aporta grandes ventajas para nuestro ecosistema. Además de proteger el medioambiente y la reducción del consumo de petróleo. Gracias al reciclaje de consumibles, consiguen que cerca de 38.000 toneladas de materiales plásticos no terminen amontonados en algún basurero, foco de gases y desperdicios contaminantes. El reciclaje de consumibles de impresión de Apen consiste en retirar, de manera responsable, los consumibles de una impresora para su correcta destrucción. Respetar y cuidar el medio  ambiente empieza en las acciones que haga cada persona. El reciclaje contribuye a la protección del planeta, el consumible reciclado ayuda a que los recursos renovables, como los árboles, puedan ser salvados.

El reciclaje de consumibles (cartuchos de tinta i tóner) beneficia a las empresas ahorrando considerables sumas de dinero anualmente. En Apen resulta primordial reciclar los consumibles vacíos para no exponer al medio ambiente a materiales tan contaminantes.

Apen se preocupa por el medio ambiente

En Apen apuestan por el medio ambiente y por llevar a cabo un consumo responsable y sostenible, en el que el gasto de consumibles de impresión, cartuchos de tinta y tóner no se convierta en un consumo sin límites. En Apen quieren aportar su granito de arena al medio ambiente, gracias al reciclaje de los consumibles. De esta forma colaboramos a construir un mundo mejor, en el que la impresión se convierta en un sistema útil y consciente, teniendo en cuenta la responsabilidad medioambiental.

Apen realiza el reciclaje de cartuchos de tinta y tóner, porque este proceso evita millones de toneladas de petróleo desperdiciado. El reciclaje contribuye a la conservación del medio ambiente, reduciendo los elementos no biodegradables que contienen, para conseguir que el material no sea tóxico ni permanezca íntegro en el ecosistema, a lo largo de los años. De esta manera se evita la fabricación del plástico de los cartuchos de tinta y tóner y que toneladas de basura lleguen a los sanitarios, donde demorarían cientos de años en degradarse.

Fuente: Eco-Circular

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