Blog de Informática

Un buen mantenimiento informático para tu empresa

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Cómo tener un buen mantenimiento en tu ordenador

Si queremos mantener un buen funcionamiento de nuestros equipos y sistemas informáticos debemos realizar un buen mantenimiento informático. Esto quiere decir que el mantenimiento deberá ser tanto del hardware como del software de nuestro ordenador.
Actualmente, el mantenimiento informático es uno de los factores con mayor importancia para todas las empresas ya que dependen de la informática para realizar correctamente su trabajo. Es conveniente priorizar el mantenimiento informático en una empresa, ya que un pequeño problema informático puede significar problemas graves para la empresa.

Características del mantenimiento

En una empresa, la gran cantidad de datos que existen son confidenciales, por lo tanto deben estar muy bien guardados, al igual que muchos documentos e informes.

Hay muchas acciones que son realmente importantes a la hora de realizar el mantenimiento informático en el sistema de una empresa. Las que deben tener prioridad pueden ser el control de equipos por vía remota, un buen mantenimiento para todos los servidores, reparación física de los ordenadores y servidores, reparación de todo tipo de periféricos, instalación de todo tipo de configuraciones de software y drivers, configuración total de un software antivirus y todo lo relacionado a la seguridad informática.
Para el correcto funcionamiento de una empresa, es necesario un buen mantenimiento de los sistemas informáticos, sino los trabajadores no podrían realizar sus tareas adecuadamente. Además, si el mantenimiento informático no es el correcto se pueden generar ciertos gastos que podrían ser la causa de algún problema tesorero puntual, como la partida no prevista para la adquisición de nuevos ordenadores (una partida que se podría, sino evitar, si que posponer).
Una de las razones más importantes por las que una empresa debe preocuparse del mantenimiento informático es porque si ocurre algún problema se podrían perder datos que son realmente necesarios e importantes para la empresa.
A través del mantenimiento informático es posible ahorrar mucho dinero, ya que si no tenemos un buen mantenimiento, deberemos estar haciendo reparaciones constantemente y a la larga será un gran gasto económico para la empresa. Si además, es algo que favorece la organización y el trabajo de la empresa, todavía es mucho más conveniente de realizar.
Aunque pueda parecer que el mantenimiento informático solo es importante para empresas grandes, eso no es así, ya que cualquier empresa, por muy pequeña que sea, necesita un mantenimiento adecuado y puede disponer de información confidencias o muy importante de sus clientes.
Es importante como empresa saber que el mantenimiento informático es considerado una de las primeras necesidades para el buen funcionamiento de cualquier empresa, organización o equipo de trabajo.

Fuente imagen: http://www.ymant.com/tipos-de-servicio-de-mantenimiento-informatico/

El total del coste de impresión puede llegar a representar el 1,5% de la cifra del negocio de su empresa

Entrevista a Iván González, Director Comercial de APEN, especialista en servicios informáticos. APEN es una organización especializada en la implantación y mantenimiento de equipos informáticos, que aporta soluciones para la gestión de las empresas, con el objetivo de mejorar la capacidad competitiva de los clientes.

Si queremos poner una impresora en nuestra empresa, ¿Qué servicios ofrece APEN?

En APEN se ofrece una solución completa de la impresión de la empresa, con el objetivo de proporcionar al cliente el máximo ahorro de costes con las impresoras o multifuncionales que mejor se adapten a sus necesidades de impresión.

Se recomienda hacer un estudio previo y sin compromiso, para saber cuál es la mejor opción. No se limitan a vender impresoras, ofrecen la mejor solución para la empresa. Una vez realizado el estudio, se entrega al cliente un informe detallado del volumen y costes de impresión que tiene cada equipo y departamento, con la consiguiente propuesta de mejora.

APEN se centra en los hábitos de impresión y, si son mejorables, para poder comunicar al cliente cuál es la opción más rentable y adecuada para su negocio. En el siguiente informe se adjunta una propuesta con equipos de última generación y con un servicio de “pago por uso” donde el ahorro es de, mínimo, un 30%.

Parece mentira, pero la impresión en las empresas supone un coste muy elevado, está calculado que puede llegar a representar el 1,5% de la cifra del negocio de su empresa.

Si la empresa tiene un problema de mantenimiento, ¿qué servicios ofrece APEN?
APEN incluye todos los servicios de reparación y soporte al usuario, desplazamientos, piezas y recambios. Lo que se llama garantía total. APEN se encarga de todo el mantenimiento como, por ejemplo, facilitar una impresora de sustitución mientras la impresora original se encuentra en un proceso de reparación, gestionar los consumibles, hacer llegar el tóner antes que se acabe sin tener que solicitarlo, mantenimiento preventivo, etc.

¿Este servicio tiene garantía?
La garantía siempre la da APEN. Es habitual que el primer año esté cubierta por el fabricante, pero luego queda sin garantía, si no existe ningún contrato de pago por uso por parte del distribuidor.

Los contratos se suelen hacer a 3 o 5 años, con una posible ampliación de garantía anual, dependiendo del estado de la máquina y costes que tenga el equipo en ese momento.

¿Qué ventajas supone el precio por copia y qué incluye su contratación?
Las ventajas son muchas. La primera es la que más les gusta a los clientes y es el ahorro. Por ejemplo, el coste de un tóner de una impresora tradicional se puede pagar a unos 60€ y hace una media de 2.000 impresiones, con un 5% de cobertura (volumen de tóner/tinta que ocupa en un folio). El precio final de la copia, sin ningún servicio adicional ni garantía de la máquina, es de 3 céntimos la copia y en cambio en una impresora en formato de precio por copia, la pagas a menos de 1 céntimo. Es decir que con el formato precio por copia, puedes ahorrar más del doble que con una impresora tradicional.

Para una impresión media de 2.000 copias al mes, que no es nada del otro mundo, ofrecen un ahorro de 40€ mensuales, por un equipo en blanco y negro. Multipliquemos esto a varios equipos que hay en una empresa y tengamos en cuenta si se imprime a color, que es donde el ahorro es más importante porque el precio de la copia a color es 6 o 7 veces superior.

Además del ahorro, APEN incluye la instalación y configuración de los nuevos equipos, todos los consumibles y su gestión, piezas y recambios, asistencia en menos de 4 horas para urgencias, préstamos de equipo de substitución en caso de avería, mantenimientos preventivos, reparaciones y desplazamientos, soporte al usuario y garantía total.

Smart Office, la oficina inteligente, ¿Cuántas funciones tiene y cuáles son?
Cada vez los equipos hacen más cosas y nuestros negocios lo requieren. Antes nos conformábamos con que imprimieran y si podía ser rápido, mejor, pero ahora queremos más y mejores funcionalidades.

Smart Office es una tecnología que permite que los equipos, además de sus funciones básicas de impresión, copia, escaneo y fax, puedan archivar, buscar y gestionar desde un mismo sitio y en formato digital.

Las empresas pueden llegar a ahorrar hasta 1 hora al día por trabajador y aumentar la productividad del negocio. Es difícil valorarlo, pero cada vez generamos más papel y es básico poderlo archivar y encontrar de una manera ágil, cuando lo deseemos.

Por ejemplo, para empresas que gestionan contratos, garantías de equipos, partes de trabajo, entregas de materiales, el Smart Office les aporta muchas ventajas.

¿Cómo se determina qué tipo de impresora va mejor para cada empresa?
Eso lo determina el estudio de impresión que realiza APEN, es básico pasar tiempo en casa del cliente y estudiar cómo trabajan. La mayoría de veces hay que cambiar los hábitos de impresión de las empresas y esto es lo complicado. La gente está acostumbrada a tener una impresora a su lado e imprimir hasta los correos electrónicos.

Desde APEN se recomienda poner impresoras departamentales en zonas comunes, donde la gente tenga que levantarse a buscar sus impresiones. Con esto se ganan varias cosas: reducir la cantidad excesiva de impresiones (que en muchas ocasiones no son necesarias), configurar códigos de usuario por temas de privacidad, hacer que las impresiones caduquen si no se recogen en un cierto tiempo y reducir las incidencias por mantenimiento.

No es lo mismo tener un equipo departamental y robusto que tener 4 impresoras pequeñas que, cuando no falla una cosa, falla la otra. Y por supuesto el coste de la copia, hablamos de pasar de pagar la copia de negro a 3-4 céntimos en una impresora tradicional, a pagar menos de 1 céntimo.

¿Cómo se gestionará la facturación?
El cliente paga únicamente por lo que imprime. APEN tiene conectados todos los equipos de los clientes a su sistema ERP, cada mes se descargan el estado de copias y lo comparan con el del mes anterior. Hacen una factura por la diferencia, no hay error, no se tienen que preocupar por nada. Ellos se encargan de todo.

¿Con qué marcas de impresora o multifunción trabaja APEN?
Esta es una de sus ventajas competitivas, porque son una empresa multimarca. APEN trabaja con 4 fabricantes punteros en el sector de la impresión, Kyocera, OKI, Konica y HP, pero no se casan con ninguno. Siempre se busca la mejor solución para el cliente, ya que cada uno de ellos tiene unos puntos fuertes y unos débiles y en función del estudio realizado, se decide qué fabricante o fabricantes se van a utilizar. Kyocera tiene equipos muy robustos y duraderos, en OKI son especialistas en láser color y sus equipos tienen unos costes sin competencia, Konica dispone de una calidad excelente en impresión para los más exigentes y HP está golpeando muy fuerte el mercado de la impresión por copia, tirando de marca y de equipos muy fiables.

Fuente: COMUNICAE

ECONOMÍA CIRCULAR, PROYECTO DE ÉXITO: APEN

Los costes que supone el uso de una impresora van más allá de su propio precio y el de sus consumibles y teniendo en cuenta el coste actual de la energía eléctrica, queda claro que el consumo representa un valor muy importante que podremos reducir con una impresora. En eco-circular apostamos por las empresas que fomentan el reciclaje y el consumo responsable, por eso hoy queremos presentar a la empresa APEN, especialista en mantenimiento y servicios informáticos.

Apen ofrece dos opciones muy interesantes a nivel de economía circular, por un lado, el servicio “precio por copia” que refuerza el pago por uso, garantizando un consumo responsable y por otro lado el reciclaje de consumibles cartuchos de tinta y tóner, que contribuye enormemente a proteger el impacto medioambiental.

Servicio Precio por Copia

El consumo de las impresoras está cambiando, ahora no hace falta  asumir grandes costes para disponer de una impresora de calidad en tu empresa, simplemente pagar por lo que imprimes. En APEN, especialistas en servicios informáticos, te ofrecen el sistema del “Precio por copia”, una alternativa al formato convencional que te hará ahorrar tiempo y dinero.

Se ocupan del mantenimiento de la impresora, de tareas tan pesadas como la gestión del consumible cuando está a punto de terminarse o de solucionar cualquier otro tipo de problema. APEN utiliza un sistema preventivo y proactivo de la impresión de tu empresa con el que podrás olvidarte por completo del mantenimiento de tu impresora ya que, a través de un elaborado sistema, será la propia impresora la que avisará a los técnicos de APEN cada vez que surja un problema.

El servicio Precio por Copia de Apen, consigue reducir costes de impresión, generar una impresión más sostenible y que el cliente sepa lo que gasta, de una forma desglosada y real.

Para poder ofrecer este servicio, APEN hace un estudio previo a la empresa con el que poder determinar cuáles son las necesidades reales de la misma y conseguir, así, saber cuáles son las impresoras más adecuadas para la empresa.

Reciclaje de consumibles (cartuchos de tinta y tóner)

El reciclaje de consumibles (cartuchos de tinta y tóner) aporta grandes ventajas para nuestro ecosistema. Además de proteger el medioambiente y la reducción del consumo de petróleo. Gracias al reciclaje de consumibles, consiguen que cerca de 38.000 toneladas de materiales plásticos no terminen amontonados en algún basurero, foco de gases y desperdicios contaminantes. El reciclaje de consumibles de impresión de Apen consiste en retirar, de manera responsable, los consumibles de una impresora para su correcta destrucción. Respetar y cuidar el medio  ambiente empieza en las acciones que haga cada persona. El reciclaje contribuye a la protección del planeta, el consumible reciclado ayuda a que los recursos renovables, como los árboles, puedan ser salvados.

El reciclaje de consumibles (cartuchos de tinta i tóner) beneficia a las empresas ahorrando considerables sumas de dinero anualmente. En Apen resulta primordial reciclar los consumibles vacíos para no exponer al medio ambiente a materiales tan contaminantes.

Apen se preocupa por el medio ambiente

En Apen apuestan por el medio ambiente y por llevar a cabo un consumo responsable y sostenible, en el que el gasto de consumibles de impresión, cartuchos de tinta y tóner no se convierta en un consumo sin límites. En Apen quieren aportar su granito de arena al medio ambiente, gracias al reciclaje de los consumibles. De esta forma colaboramos a construir un mundo mejor, en el que la impresión se convierta en un sistema útil y consciente, teniendo en cuenta la responsabilidad medioambiental.

Apen realiza el reciclaje de cartuchos de tinta y tóner, porque este proceso evita millones de toneladas de petróleo desperdiciado. El reciclaje contribuye a la conservación del medio ambiente, reduciendo los elementos no biodegradables que contienen, para conseguir que el material no sea tóxico ni permanezca íntegro en el ecosistema, a lo largo de los años. De esta manera se evita la fabricación del plástico de los cartuchos de tinta y tóner y que toneladas de basura lleguen a los sanitarios, donde demorarían cientos de años en degradarse.

Fuente: Eco-Circular

El servicio de impresión ‘precio por copia’ puede suponer un gran ahorro para las empresas

El gasto anual que tiene una empresa en impresiones es del 1,5 % de la facturación total, un porcentaje que puede reducirse mucho si utilizamos el servicio “precio por copia” de APEN y adoptamos un consumo más responsable de las impresiones.

¿En qué consiste ese servicio de impresión para empresas? En un primer lugar, la empresa de informática APEN realizará un estudio sobre las necesidades del cliente y sobre su potencial volumen de impresión. Una vez realizado tal análisis, ofrece una propuesta económica al cliente mediante un coste o precio por copia. Con lo que el cliente solo pagará por lo que imprime.

¿Cómo se realiza este servicio?APEN instalará las impresoras en la empresa, suministrará los cartuchos y se encargará del mantenimiento de las impresoras. Todo esto está incluido en el precio por copia, y permite controlar por parte del cliente gastos ocultos como la reparación de una impresora, debida a alguna avería común. APEN garantiza la máxima eficiencia del servicio, ya que controlará mediante control informático el estado de los cartuchos de tinta en tiempo real, suministrando los cartuchos de reposición y asegurándose de reducir al máximo la merma de tinta en los cartuchos gastados, pudiendo así, asegurar un gran ahorro por parte del cliente.

La elección de impresoras es fundamental para asegurar la reducción de costes de la partida de impresión de un negocio. La experiencia de APEN garantiza que cada cliente dispondrá del modelo y marca de impresora que realmente necesita.

Garantizada la excelencia en el servicio Es tanta la perfección que APEN quiere dotar a este servicio de “precio por copia”, que ofrece a sus clientes una cobertura integral de asistencia. No solo se encargarán de reparar las impresoras (en caso de avería) y de gestionar su mantenimiento, sino que nos garantizan tener una impresora de sustitución durante el tiempo necesario, para que podamos seguir imprimiendo según las necesidades.

Una única empresa en Barcelona para toda la cobertura tecnológica El servicio de “precio por copia” es uno de los servicios estrella de esta empresa ubicada en la provincia de Barcelona, pero no el único.

Ofrecen a sus clientes los servicios de mantenimiento de ordenadores, renting tecnológico o software de gestión a3ERP, entre otros.

Además, en su página web, disponen de un blog donde poder informarnos de curiosidades tecnológicas, consejos o noticias donde conocer de cerca todas aquellas tecnologías, que puedan ayudar a incrementar la productividad de la empresa.

APEN además, es colaboradora de EMPRESARIUS.COM, un portal de noticias dirigido a empresarios y emprendedores.

Fuente Comunicae

¿Es necesario un mantenimiento informático?

Muchos gerentes de PYMES se preguntan por qué su empresa necesita un mantenimiento informático, y lo cierto es que todo equipo informático, después de su instalación, requiere un mantenimiento informático para que los ordenadores de la empresa trabajen sin problemas y permitan al usuario trabajar y navegar cómodamente, durante un largo periodo de tiempo. En el caso contrario, la amortización de los equipos se vera comprometida y la productividad de la empresa se sentirá perjudicada.

Problemas comunes por no llevar un mantenimiento informático

  • La falta de mantenimiento informático en los ordenadores de tu empresa pueden hacer que los equipos vayan muy lentos, y con ello ralentizar el trabajo diario.
  • La red informática de tu empresa no es segura, causando un peligro para tu privacidad ya que tu red está siendo utilizada por usuarios que no pertenecen a tu empresa. Esto también hará que el trabajo sea menos eficaz porque si más personas están utilizando tu red informática tu equipo irá más lento.
  • Problemas de hardware. El mantenimiento informático es importante para alargar la vida útil de los ordenadores de tu empresa, ya que la falta de este mantenimiento puede hacer que el ordenador deje de funcionar sin motivo aparente o que se reinicien continuamente.
  • Malware en tu PC. Es posible que tengas un software malicioso en el ordenador de tu empresa sin que lo sepas y esté haciendo ralentizar tu ordenador o que estén violando la privacidad de tu empresa.

Riesgos por falta de mantenimiento informático

  • Pérdida de inversión. Si no llevas un correcto mantenimiento informático tus ordenadores se tendrán que ir renovando cada cierto tiempo ya que no se está cuidando el hardware como es debido.
  • Pérdida de la productividad. El trabajo es más lento y menos eficiente si tu ordenador está continuamente cargando páginas de forma lenta o se va parando.
  • Pérdida de clientes. Al trabajar más lento, no estás llevando un contacto fluido con los clientes y esto puede hacer que no quieran volver a utilizar tus servicios o productos.
  • Pérdida de privacidad. En caso de ser víctima de un malware, tu ordenador, y con ello las contraseñas y todos los programas, están siendo expuestos y puedes perderlos.
  • Pérdida de datos. Los datos pueden dañarse por motivo de un virus, y es posible que no puedas recuperar archivos importantes y tener consecuencias económicas y comerciales, incluso jurídicas si los datos perdidos eran datos de tercero. Por eso es importante un buen mantenimiento informático, para crear copias de seguridad que protejan todos los datos de tu equipo informático.

Con esto queremos dejar claro lo importante que es para una empresa el mantenimiento informático y que una empresa no puede funcionar sin él.

En Apen, organización especializada en la implantación y el mantenimiento informático de equipos, con soluciones para la gestión de las empresas, disponemos del mejor servicio de mantenimiento informático para empresas.

Mantenimiento informático preventivo

Una de las cosas más importantes del mantenimiento informático preventivo es tomar medidas para evitar que los programas de spyware puedan robar las contraseñas de tu sistema informático.

Aún teniendo un buen sistema antispyware es posible que te roben alguna de tus contraseñas en algún momento. Hay que hacer todo lo posible para evitar que eso pase, por eso, te vamos a dar unos consejos y unas recomendaciones para llevar un buen mantenimiento informático.

Contraseña segura

Seguro que muchas veces has visto “contraseña, débil, mediana y fuerte” al intentar ponerle contraseña a algún correo u otro tipo de servicios. Bien, pues esto está puesto para ayudarte, ya que te está indicando el tipo de seguridad que la contraseña va a ofrecerle a tus datos.

Muchas empresas buscan contraseñas de series fáciles para poder recordarlas. Ahí es donde está el problema, ya que cuanto más sencilla sea una contraseña, más fácil resultará de copiar para un programa de spyware. Por ello es tan importante el mantenimiento informático preventivo.

 Recomendaciones para una contraseña segura

Sigue estos consejos para hacer contraseñas seguras y difíciles de robar.

  1. Nunca pongas la misma contraseña para todos. El problema de poner la misma contraseña en todos los servicios es que una vez te la roben podrán entrar a todas tus cuentas y a tus datos.
  2. Combina letras y número en la contraseña. No debes utilizar solo combinaciones para tus contraseñas, ya que serás fáciles de averiguar por los programas informáticos que se dedican a robar contraseñas.
  3. Utiliza serie que no signifiquen nada. Siempre va a ser mejor utilizar palabras que no tengan significado ninguno que no utilizar tu nombre o algo que te relacione directamente.
  4. Utiliza mayúsculas y minúsculas. Si en tu contraseña alternas mayúsculas y minúsculas resultará más difícil e averiguar, ya que en caso de que hayan podido acertar la combinación, les resultara más difícil averiguar si has utilizado mayúsculas y dónde.
  5. Utiliza los caracteres especiales permitidos para añadirle seguridad.

Lo mejor para una contraseña segura es que sea de series largas, que contenga letras, número, mayúsculas y minúsculas y de caracteres especiales.

Generar una contraseña segura y difíciles de averiguar es más fácil de lo que creías, tan solo conlleva una pequeña inversión de tiempo. Pero es mejor pararte a pensar y a hacer varias contraseñas que te garanticen la seguridad que tus datos necesitan.

Gracias a un mantenimiento informático preventivo conseguirás que el equipo informático y tu empresa funcionen mejor y de forma segura. Para ello, te recomendamos contratar los servicios de una empresa de mantenimiento informático como lo es Apen. La seguridad y el mantenimiento informático es algo fundamental para evitar que los dispositivos informáticos de toda empresa queden expuestos a un ataque informático que pueda hacer que los trabajaos pierdan contraseñas y comprometan la actividad empresarial.

Fuente imagen: http://manorsolutions.co.uk/solutions/malware-and-virus-removal

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